誤字脱字をチェックする方法。自分で間違いをなくすには

誤字脱字に悩んでいませんか?誤字脱字を見つけるのは難しいですが、自分で誤字脱字をチェックする方法はあります。

私は数万の文字を含む文書を書いたことがありますが、文字が多いので誤字脱字に苦しみました。しかし、誤字脱字をなくす方法を見つけることができました。

この記事では、私が文書を書くときに実践している誤字脱字をチェックする方法を紹介します。誤字脱字で苦しんでいる人は参考にしてみてください。

1.誤字脱字が多い原因

1-1.脳が理解モードになっていること

誤字脱字に気づかない理由は、脳が文書の内容を理解するためのモードに切り替わってしまい、誤字脱字などのエラーを発見しなくなるからです。
このモードのおかげで、人間は間違った文書や会話も理解できますが、誤字脱字に気づかなくなります。

誤字脱字を見つけるには、一字一字読む必要があります。しかし、文書を理解する読み方をしていると、一字一字読みません。誤字脱字を見つけるのに必要なものは、文書の理解ではありません。

 

1-2.作業時間がないこと

十分な作業時間がなければ、誤字脱字を見つけることはできません。誤字脱字を見つけるには一字一字読む必要がありますし、繰り返し読む必要があるからです。

誤字脱字を完全に取り除くには、数回程度は読み返しが必要です。数回の読み返しができないなら、遅いスピードで文書を読む必要があります。

 

1-3.紙に印刷しないこと

パソコンの画面に表示された文書を見るだけでは、誤字脱字を見つけることはできません。パソコンの画面は文書を読むことに適していないので、集中力を保つことができないからです。

またパソコンの画面だけでは、レイアウトが崩れていないかをチェックすることもできません。

 

2.誤字脱字をなくす方法や対策

2-1.紙に印刷する

誤字脱字を見つけたい文書を紙に印刷してください。パソコンの画面と紙に印刷された本の理解度を比較すると、本のほうが高いといわれています。この効果は誤字脱字のチェックに役立ちます。

 

2-2.一字一字に赤ペンチェックを入れる

一字一字に赤ペンチェックを入れるのはその言葉通りで、一字ずつチェックしていくためです。仮に、1万の文字を含む文書をチェックするなら、1万の赤い点がつくことになります。

このようにすると、目を一字ずつ止めることができますし、作業スピードが遅くなるので誤字脱字の発見もしやすくなります。この方法は特に漢字の誤変換や英単語のスペルミスなどの発見に有効です。

 

作業効率は悪くない

この方法はやりすぎで、作業時間が長すぎて効率が悪いと思うかもしれません。しかし、それほど効率が悪いとは限りません。

例えば、2人で文書をチェックする方法では、2人が1時間をかけるとすると、その作業時間の合計は2時間になります。

1人で赤ペンチェックをして作業時間が2倍になるとすると、その作業時間は2時間で同じになります。

1人で文書を書いたり誤字脱字をチェックする際には、この方法も検討してみてください。

 

 

2-3.音読する

人間が誤字脱字に気づかない原因の1つは、普通に文書を読むときは文書の理解に脳の資源が割り当てられ、誤字脱字を発見するための資源が不足するからです。

文書を音読しながら読むことによって、少ない資源でも誤字脱字を見つけることができるようになります。音読の速度は読む速度より遅いからです。

また、目だけではなく耳からも文書を脳に入力することによって、誤字脱字に気づく可能性が高まります。この理由は間違った文書を発音すると、それにひっかかるからです。

止まりながら音読すると効果的

止まりながら音読すると、さらに誤字脱字を見つけやすくなります。音読の速度を遅くしたり、流れるように作業することを防ぐことができるからです。

例えば、以下の文章を音読するなら、後者のほうが間違いに気づく可能性が高まります。

  1. 文章を印刷する→ぶんしょうをいんさつする
  2. 文章を印刷する→ぶんしょう を いんさつ する

 

2-4.見つけた誤字脱字をそのときに直す

誤字脱字を見つけたら、その場で直すことをおすすめします。

誤字脱字の直しもれを防いだり、二度手間になることを防ぐ意味もありますが、誤字脱字をまとめて直すと脳が執筆モードに変わってしまい、また誤字脱字をする可能性があるからです。

少しずつ誤字脱字を直していくと、新たに誤字脱字をする可能性が小さくなります。新しく書き直した文章に関しては、その場で確認してください。

 

2-5.しばらくしてから読み返す

誤字脱字を見つけるには、しばらくしてから同じ文書を読み返すことも有効です。読んだばかりで内容が分かっている文書に関しては、高速に読み進めてしまうからです。

これは文書だけでなく本や教科書なども同じであり、読んだばかりのものを読み返すときには理解が速くなります。理解が速くなると、誤字脱字を見つけることができなくなります。

読み返すまでの期間は長いほうがいいですが、少なくとも1日は必要です。私はブログの記事を書いていますが、昨日書いた記事を読み返すようにしています。

 

2-6.十分な時間を確保する

誤字脱字を見つけるには、ある程度の作業時間がどうしても必要です。十分な作業時間を確保するようにしてください。

作業時間が短い場合には、上司と交渉して作業時間を増やしたり、他の仕事を減らしてでも必要な時間を確保する必要があります。

 

3.誤字脱字を気にしない?

誤字脱字を気にしないという人もいます。内容が良ければ、誤字脱字は問題にならないという考え方をしているからです。しかし、これは通じない考え方です。

 

3-1.他人の誤字脱字はイラっとする

私はよく誤字脱字をして上司から怒られましたが、そのときはたかが誤字脱字くらい・・・と不満に思ったものです。しかし、私が他人の文書を読む立場になると、他人の誤字脱字にイラっとすることに気づきました。

他人が書いた文書を読んでみるとわかりますが、誤字脱字にイラっとするはずです。誤字脱字を気にしないという人は、他人が書いた文書を読んでいないのかもしれません。

これは誤字脱字に限りません。人間は自分がしたことにイラっとしなくても、他人がしたらイラっとすることはあります。

 

3-2.数字の誤字脱字は受け入れられない

数字の誤字脱字があると、読み手から信頼されなくなります。文書を理解してもらうには、読み手からの信頼が必要です。信頼されなければ、拒絶されるからです。

例えば、数字の間違いは大きな問題です。金額を1桁間違えた文書に関しては、誰も読む気にならないでしょう。

私はインターネットのニュースで、金額を1桁間違えた記事を読んだことがありますが、最後まで読む気になりませんでした。

 

4.誤字脱字と性格や癖

誤字脱字を見つけにくい性格や癖はあります。いくつか紹介しますから、これらがあてはまる人は参考にしてみてください。

性格を直すことはできませんが、癖を直すことはできるので、問題にならない程度に誤字脱字を減らすことはできます。

 

4-1.軽く読み返す癖

軽く何度も読み返すような読み方の癖がある人は、誤字脱字を見つけることができません。この読み方は文書を理解するのに適していますが、誤字脱字を見つけることに適していないからです。

ゆっくりと一字一字読むようにすれば、誤字脱字を減らすことができます。

 

4-2.後でまとめて仕事をする人

後でまとめて仕事をする人もいます。これは悪いことではありませんが、誤字脱字が多くなります。誤字脱字を後でまとめて直すのは効率が悪いですし、二度手間になったり作業が漏れるからです。

誤字脱字の個所に印をつけて後で直すより、その場で直すのがおすすめです。

 

5.おわりに

誤字脱字チェックは生産的な活動ではないので、これに時間をかけたくないと考える気持ちもわかりますが、誤字脱字のチェックは必要です。文書が読み手から信頼されなければ、理解されることもありません。

 


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